あなたの職場に、こんな人はいませんか？いつも効率よく、ミスなく仕事を完璧にこなし、残業も少なく、取引先からも絶大な信頼を得ている先輩。同期入社だったはずのあの人も、気づけばあっという間に昇進し、リーダーの座に。
一方で、あなたはどうでしょうか。毎日、ミスの連発。上司からは怒られ続け、その都度謝罪とやり直し。長時間の残業は当たり前、仕事へのモチベーションは下がる一方。心も体も疲れ果て、週末はただ寝て過ごすだけ…。そんな日々にウンザリしていませんか？
しかし、もう大丈夫。この記事を読むことで、ミスをしないためのコツが明確に理解でき、明日からあなたの業務が劇的に改善されることでしょう。
今回紹介するのは鈴木 真理子著書の「仕事が速いのにミスしない人は、何をしているのか？絶対にミスをしない人の仕事のスゴ技BEST100」です。
そして
このブログで今日すぐに学べるのは、以下の3つです：
- ミスをする人としない人の決定的な違い
- 無駄を一掃し、無理なく効率的に働く方法
- ミスした時の対処法・3か条
最後までお読みいただければ、あなたのことを心から応援したくなる内容が詰まっています。
それでは、一緒に楽しく、そして実践的な知識を学んでいきましょう！
1. ミスをする人としない人の違い
まず初めに、「ミスをする人」と「ミスをしない人」の違いに焦点を当てます。これが分かれば、すでにあなたの業務改善の8割方は理解できたと言えますので、じっくりとご覧ください。
ミスをする人の特徴：
- 段取りを考えずに仕事を開始する： 事前の計画なしに作業を始め、途中で混乱してしまう。
- スケジュール管理をおざなりにする： 期限を守れず、常に時間に追われる状態が続く。
- コミュニケーションが不十分： 他のメンバーや関連部署との情報共有が不足し、ミスにつながる。
- デスクやパソコンのデータを片付けない： 作業環境が乱れ、重要な情報を見失う。
- 私生活をズボラに過ごす： 睡眠不足や不規則な生活が、集中力を低下させる。
これらの特徴により、ミスが生じ、長時間労働となり、集中力も低下。これが悪循環となり、一度陥ると抜け出すのが難しくなってしまいます。
ミスをしない人の特徴：
逆に、ミスをしない人は以下のような行動を徹底しています：
- しっかりと段取りを考えてから仕事をする： クリアな計画を立て、その通りに進める。
- スケジュール管理を徹底する： 期限を守り、余裕をもって仕事を進める。
- 周りとのコミュニケーションをしっかり取る： 情報を逐一共有し、誤解を最小限に抑える。
- デスクとパソコンのデータをきれいに整理する： 必要な情報がすぐに見つかり、効率が上がる。
- 私生活も上手に管理する： 健康的な生活習慣で、常に高い集中力を維持する。
この結果、質の高い仕事が短時間で完成し、余裕をもって次のタスクに取り組むことができます。
2. ミスをしない人になるためのステップ
では、一体、ミスをしない人になるにはどうしたらいいのでしょうか。まず最初のステップは、なぜ人はミスをするのか、そしてミスにはどんな種類があるのかを理解することです。敵（この場合、ミス）を知らずに勝つことはできませんよね。
ミスには大きく分けて3つのタイプがあります。それぞれについて、次のセクションで詳しく解説していきます。
よくあるミス1: ケアレスミス
「ケアレスミス」は、英語の「careless」が由来で、日本語で「注意不足」を指します。主に一人で行う定型業務や単純作業中に起こりやすいミスのことを指します。
例えば：
- 誤字脱字
- 数字の間違い
- メールの添付ファイルを付け忘れる
- 誤送信のメール
これらは些細なミスかもしれませんが、場合によっては情報漏えいにつながる可能性もあり、非常に重大な問題となる場合もあります。
ケアレスミスが起きる10の原因：
知識やスキルが不足している：
- 専門知識の不足が原因で、作業中に適切な判断ができない場合がある。
手順や工程に従わない：
- 定められた手順を無視して作業するため、重要なステップを見落とすことがある。
「自分はできる」と過信する：
- 自己評価が過高であり、チェックが甘くなることがある。
「これで正しい」と思い込む：
- 自分の判断を疑わず、確認作業を怠る傾向がある。
集中力や緊張感が低下している：
- 疲労やストレスで作業に対する集中力が欠け、ミスを招くことがある。
品質よりスピードを重視している：
- 早く終わらせようとするあまり、丁寧な作業を犠牲にしてしまう。
指示や約束をメモしない：
- 頭で覚えているだけで、後で忘れてしまうことがある。
セルフチェックをしない：
- 自分の作業を最後に確認しないため、ミスを見逃しやすくなる。
焦りや不安で作業を行う：
- 精神的なプレッシャーが原因で、手元が狂いやすくなる。
デスクやパソコンが整理されていない：
- 作業環境の乱れが、効率的な作業を妨げ、ミスを生む場合がある。
対策：
もしこの中で一つでも当てはまるなら、要注意です。今から改善していきましょう。例えば、定期的なセルフチェックの導入、作業の手順書の作成や更新、リラックス法の学習など、具体的なアクションを始めることが大切です。
よくあるミス2: 段取りミス
段取りミスは、作業を始める前に計画や手順をきちんと考えずに行動することで起こります。これができずにただ目の前の仕事から始めると、ミスの可能性が高まります。
例えば：
- 納期に間に合わない
- 大きなクレームが発生する
- 雑務で時間がなくなり、本来の仕事が終わらない
- 忙しくて有給が取れない
段取りは非常に重要です。
段取りミスが起きる10の原因：
- スケジュールが完全に設定されていない
- 計画を立てず、思いつきで行動する
- 優先順位を明確にしていない
- 着手のタイミングが遅い
- スケジュールを詰め込みすぎる
- 急な仕事の割り込みを想定していない
- 不測の事態を想定していない
- チームメンバーの予定を確認しない
- 楽観的すぎて、「なんとかなる」と過信する
- ギリギリの状態で仕事をすることが習慣になっている
よくあるミス3: コミュニケーションミス
コミュニケーションミスは、相手との明確な情報共有がなされていない場合に起こります。自分が伝えたつもりでも、相手に伝わっていなければ意味がありません。
例えば：
- 指示された内容とは違う仕事をしてしまう
- 無意識に書いたメールで相手を怒らせてしまう
- 重要なことを伝え忘れる
コミュニケーションミスが起きる10の原因：
- 口頭だけの約束で済ませる
- 十分な情報収集をしない
- 文書をよく読まない
- 曖昧な指示をする
- 確認を怠る
- 自己判断で進める
- 他部署との連携をとらない
- 自分の意見をはっきり伝えない
- 仕事の内容を十分に理解していない
- 言葉遣いが適切でない
これらのミスの中で自分がどれに当てはまるかを考え、その部分を重点的に改善することが重要です。これにより、効率的で質の高い仕事が可能になります。
無駄と無理をなくす方法を真剣に知ってほしい
- 仕事に無駄が多い人は、余計な時間が奪われ、結果として無理して作業を行い、ミスをする可能性が高くなります。
1. 無駄をなくす
- ショートカットキーを活用する
- 例：Ctrl+A（全て選択）、Ctrl+F（文字検索）、Ctrl+C（コピー）など。
- ショートカットキーは効率を大幅にアップさせます。これを覚えることで、無駄な動作を減らし、作業時間を短縮できます。
- 単語登録の機能を使う
- 頻繁に使用するフレーズを登録しておくことで、打鍵の手間を省き、時間を節約できます。
- 業務の準備と計画を徹底する
- 事前に業務の完成形をイメージし、段取りを考えておく。
- 少しの時間を使って準備するだけで、大きなミスを防ぎ、効率的に作業を進めることができます。
2. 無理をなくす
- 納期を明確に確認する
- 突然の仕事を依頼された際、納期を聞き、スケジュール的に無理な場合は代わりの納期を提案します。
- 自身の状況を伝え、優先順位を明確にする
- 現在の業務状況を上司に伝え、どの作業を先に進めるべきかを相談します。
- これにより、無理なスケジュールを避け、質の高い仕事を続けられます。
このように、無駄と無理をなくすための方法を明示的に理解し、日常の業務に取り入れることで、効率的で質の高い仕事が可能になります。ぜひ、これらの方法を意識して、実践してみてください。
ミスした時の対処法の3か条
どんなに努力しても、ミスを完全に避けるのは難しいものです。私たちは人間なので、ミスをすることは自然なことです。しかし、ミスをした際に絶対に避けるべき行動が3つあります。
- 隠すことを避ける
- ミスをした時、多くの人は「このくらいのミスなら報告しなくても大丈夫」とか、「報告したら怒られるから」と思いがちです。しかし、ミスは隠さず、速やかに上司に正直に報告すべきです。上司も経験者ですので、的確なアドバイスをくれることが多いですし、隠していると後でより大きな問題に発展する可能性があります。
- 嘘をつかない
- ミスの規模を小さく見せるために嘘をつく人もいますが、これは絶対に避けましょう。小さな嘘が次第に大きな嘘になり、結局は信頼関係を壊すことにつながります。例えば、ある子供が家に3匹の犬がいると言った嘘が、最後にはキリンやライオンもいるという大嘘になった、という話は教訓になります。
- 言い訳をしない
- ミスをした後に「忙しかったからミスをした」といった言い訳をする人もいます。しかし、言い訳をすることは、他の人から「その人は仕事ができない」と見られる原因にもなります。ミスをしたら、その責任を受け入れ、「私のミスで申し訳ございません」とすぐに謝罪しましょう。
この3つの行動は、ミスに対する責任を全うし、それを成長の機会に変えるために非常に重要です。自分の弱さを認め、その上でどう改善していくかの策を練ることが、真の成長につながるのです。これらの原則は非常に大切なので、是非とも心に留めておきましょう。
まとめ
今回のブログでは、重要な3つのポイントをご紹介しました。
- ミスをする人としない人の違い
- その違いを理解することが、自身の成長の第一歩です。
- 無駄と無理をなくす方法
- シンプルで効率的な作業を心がけることで、ミスの予防が可能です。
- ミスした時の3か条
- ミスは隠さず、嘘をつかず、言い訳をせず。この3つを守り、責任をしっかりと持つ姿勢が大切です。
どうでしたでしょうか？ これらのポイントを日常の業務に活かすことで、より質の高い仕事ができるようになります。
さらに、この本ではには仕事で使える、ミスをしないためのテクニックがたくさん書かれています。もし気になるという方は実際に手に取って読んでみてくださいね！
これからも、皆様の業務改善の一助となるような情報を提供してまいりますので、引
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